Business Tornio – ohjaa, opastaa, kehittää

Tietosuojaseloste

Tämä on Business Tornio Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018, viimeisin muutos 11.8.2023.

Henkilötietojen luottamuksellinen ja tarkoituksenmukainen käsittely on Business Tornio Oy:lle tärkeää.

Käsittelemme henkilötietoja noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.

Miten ja mihin tarkoituksiin henkilötietoja kerätään?

Business Tornio käsittelee henkilötietoja asiakkuuden perusteella. Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoito koko asiakassuhteen elinkaaren ajan.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käyttää mm. hänelle tarjottavien palveluiden tarjoamiseen, pyyntöihin ja kysymyksiin vastaamiseen, sopimusten täytäntöönpanoon ja muiden vastaavien toimintojen täyttämiseen. Tietoja voidaan käyttää myös Business Tornion riskienhallintaan sekä lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseen, kuten käyttäjien tunnistamiseen ja tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.

Business Tornio voi tehdä asiakasviestintää, jolloin voimme lähettää asiakkaalle tiedotteita sekä muutosilmoituksia koskien palveluitamme. Voimme käyttää henkilötietoja markkinatutkimuksiin, jos siihen on annettu lupa tai kun se on muuten sallittua. Lisäksi voimme käyttää henkilötietoja myös kohdentaaksemme palvelujamme suosittelemalla kohdennettua sisältöä palvelussamme.

Mistä henkilötiedot saadaan?

Business Tornio saa henkilötiedot asiakkailta itseltään. Henkilötietoja kerätään yritykseltä/yrittäjältä itseltään suoraan sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla sekä Patentti- ja rekisterihallitukselta / Tornion kaupungilta sähköisen lomakkeen kautta sekä henkilön tullessa asiakkaaksi, asiakassuhteen aikana sekä muutoin henkilön asioidessa Business Tornion kanssa. Lisäksi saamme tietoja viranomaisten pitämistä rekistereistä sekä muista luettavista rekistereistä.

Ketkä käsittelevät henkilötietoja?

Tietoja käsittelevät vain ne Business Tornion työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta tarve henkilötietojen käsittelyyn.

Tietoja käsitellään aina huolellisesti ja noudattaen hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Millaisia henkilötietoja keräämme?

Keräämme vain kyseessä olevan palvelun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Saamme tietoja henkilön pyytäessä palveluja, osallistuessa kyselyihin tai vastatessa Business Tornion kysymyksiin.

Kerättäviä henkilötietoja ovat muun muassa:

• Henkilön yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi ja syntymäaika
• Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Palveluiden käyttöönottoon liittyvät tiedot

Kenelle luovutamme henkilötietoja?

Luovutamme tietoja vain lain sallimissa puitteissa. Käsittelemme tietoja EU:n ja ETA:n sisällä. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Sinun oikeutesi asiakkaana

Sinulla on oikeus tarkistaa itseäsi koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa.

Mitä henkilötietoja suojataan?

Henkilötietojen suojaamisessa noudatetaan lain edellyttämää huolellisuusvelvoitetta ja tiedot ovat suojattu erittäin huolellisesti käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvakeinoja. Päivitämme sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme jatkuvasti.

Miten tietoja säilytetään ja pidetään ajantasaisina?

Säilytämme tietoja vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Kehotamme sinua kuitenkin aika ajoin tarkastamaan tietojesi ajantasaisuuden.

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt osoitetaan ensisijaisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä määräytyy asiakkuuden perusteella. Vastaamme henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyviin kysymyksiin osoitteessa: businesstornio@tornio.fi. Rekisteröidyn omien tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä sähköisesti heidi.lampela@tornio.fi. 

Rekisteriselosteet

Business Tornion rekisteriselosteet

Rekisteriseloste

Päivitetty 4.4.2022

1. Rekisterin pitäjä

Business Tornio Oy, Suensaarenkatu 4, 95400 Tornio Puh. +358 40 358 5888

tero.siivola@tornio.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Heidi Lampela, hallintokoordinaattori

Suensaarenkatu 4, 95400 Tornio Puh. +358 40 090 2212

heidi.lampela@tornio.fi

3. Rekisterin nimi

Business Tornion asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakassuhteen hallinta

5. Rekisterin pitämisen perusteet

Asiakassuhteen hoitaminen, EU:n yleisen tietosuoja-asetus (GDPR)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu ensisijaisesti viranomaislähteiden mukaisista yrityksen perustiedoista sisältäen tiedot yrityksen vastuuhenkilöistä. Yritykset ja organisaatiot voivat lisäksi itse ilmoittaa henkilöiden tietoja rekisteriin. Rekisterin käyttäjät voivat myös tallentaa tietoja rekisteriin.

Rekisterin sisältämät vastuuhenkilöiden tiedot:

• Nimi ja yhteystiedot
• Titteli ja vastuualue
• Yrityksen osoitetiedot
• Henkilön työ sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tärkeimpinä tietolähteinä ovat viranomaisrekisterit, kuten kaupparekisteri sekä muut rekisterit kuten PRH, YTJ, Bisnode jne. Lisäksi yritykset ja organisaatiot voivat itse ilmoittaa tietonsa rekisteriin.

8. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää järjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Asiakashallintajärjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään järjestelmän tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

10. Tarkastusoikeus

Henkilöllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalain mukaisesti oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu.

Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti, perusteltava ja toimitettava rekisteristä vastaavalle henkilölle.

Tietosuojaseloste

Yritysrekisteri

1. Yleistä

Tämä dokumentti on osa EU:n Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämiä informointi- ­ja osoitusvelvoitteita. Business Tornio Oy kuvaa tässä ja muissa toimintokohtaisissa tietosuojaselosteissaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot. Tämä dokumentti katselmoidaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.

2. Rekisterinpitäjä

Business Tornio Oy / Tietosuojavastaava: toimitusjohtaja Tero Siivola
Y-tunnus: 1508288-9

Postiosoite/käyntiosoite:

Suensaarenkatu 4

95400 Tornio

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Rekisterinpitäjän edustaja: Heidi Lampela heidi.lampela@tornio.fi

1. 040 090 2212

3. Rekisteröidyt

• torniolaiset yritykset
• kemiläiset yritykset
• keminmaalaiset yritykset
• simolaiset yritykset
• tervolalaiset yritykset

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn yrityksen perustamisen perusteella. Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Yrityksen rekisteröinti
• Sähköinen ja muu viestintä
• Yrityksille palvelujen ja etujen tarjoaminen
• Business Tornion tarkoitusta edistävät kyselyt ja tutkimukset
• Yritysten ja yrittäjien merkkipäivien huomiointi
• Analysointi ja tilastointi

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Yritysrekisteri sisältää sekä yritysten tietoja että yrittäjien henkilötietoja.

Yritystiedot

Yrityksen perustiedot

• y-tunnus
• toimialatiedot
• työntekijämäärä
• yrityksen perustamisvuosi
• www-sivut
• yrityksen tuotteet

Yrityksen yhteystiedot

• lähi-/käyntiosoite
• puhelinnumero
• sähköposti
• yrityksen sijainti

Henkilötiedot

• nimi
• syntymäaika
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero

6. Rekisteröidyn käyttöoikeudet

Yrittäjällä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen heidi.lampela@tornio.fi.

Tarkastusoikeus 

Yrittäjällä on oikeus tarkistaa hänestä tallentamamme henkilötiedot. Mikäli hän havaitsee tiedoissaan virheellisyyksiä tai puutteita, voi hän pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus 

Yrittäjällä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai, että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

Poisto-oikeus 

Mikäli yrittäjä kokee, että joidenkin häntä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, hänellä on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme hänelle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli yrittäjä on eri mieltä ratkaisuistamme, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet löytyvät www.tietosuoja.fi). Yrittäjällä on myös oikeus vaatia, etta rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus 

Yrittäjällä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet löytyvät www.tietosuoja.fi).

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Yritystä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Yritykseltä/yrittäjältä itseltään suoraan sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla
• Patentti- ja rekisterihallitukselta / Tornion kaupungilta sähköisen lomakkeen kautta

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa jäsenrekisterin tietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.

9. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin yritys on voimassa. Yritykseen liittyvien henkilöiden tiedot poistetaan 2 vuoden kuluttua yrityksen lakkaamisesta.

10. Henkilötietojen käsittelijät

Yritysrekisterin tietoja käsittelevät Business Tornio Oy:n henkilöstö sekä yllä mainittujen kuntien yritysrekisterin ylläpitäjät omien kuntien yritysrekistereiden osalta.

Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojen turvallisuuden varmistamiseksi.

• Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
• Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
• Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
• Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, joka on sijoitettu konesaliin palvelimelle, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
• Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
• Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.